仕事で誰かにプレゼンテーション（プレゼン）をする機会はつきものです。社内で上司に資料や業務を説明をしたり、お客様への提案をしたりするというのが多いのではないでしょうか？
私の場合は、上司への業務説明である「社内プレゼン」が非常に多い仕事をしています。仕事を始めたころは、上司への説明が上手くできず、「何を言っているのか分からない」という言われてしまうことが多々ありました。
そこで、様々な本を読みあさり実践した結果、私なりのプレゼンの話し方や構成のコツが出来上がりましたので、ご紹介させていただきます。
社内プレゼンでもお客様への説明でも使える方法になっていますので是非参考にしてくださいね。
また、伝わりづらくなるダメな話し方についてもまとめましたので、関連記事をご覧ください。
プレゼンの上手な話し方や構成とは？
それは、結論・根拠・具体例の順番で説明することです。こうすることで、
- 結局が何が言いたいの？と言われてしまう状況を回避できる
- 短時間で説明できる
- 説得力が増す
という効果があります。以下で詳しく説明していきます。
結局何が言いたいの？という状況の回避
「実は先日こんなことがあり、Aさんからこんな要望をもらってまして、なので私としてはこう考えたんですが・・・」なんていう話し方をしていませんか？
自分が説明することを時系列で話すパターンですが、このような話し方をする人はとても多いです。私もより丁寧に説明するためと思いこんな話し方をしていました。
しかし、この話し方は相手をイライラさせてしまいます。相手は早く「結論（答え）」を知りたいのです。
今この記事を読んでいるあなたも、プレゼンが上手になる話し方と構成とは何かを早く知りたいと思っていませんか？
なので、私はその結論である「結論・根拠・具体例の順番で話す」ということを最初にお伝えさせていただきました。
短時間で説明できる
相手はあなたの話を積極的に聞きたいという感情はありません。なので短時間で説明することが重要です。「結論はこれです。理由はAとBとCだからです」「わかった」これで十分です。
話が長くなると、人は必ず別のことを考えます。あなたも「この人話し長いなー。この後の予定なんだったかなー。」など考えてしまったことがあるのではないでしょうか？
ぜひ短時間で話すことを意識してみてください。
説得力が増す
結論を言うからには根拠が必要です。根拠のベストな数は３つです。
１つだと「本当に大丈夫かな？」という気持ちが沸きますが、３つほどあれば納得感があります。４つも５つもあると情報が多すぎますし、話が長くなるのでやめたほうが良いです。
そして具体例の説明を行いましょう。相手にイメージさせ、より納得感を与えるためです。お客様への商品説明であれば、具体的な利用シーンを説明することで購入意欲が増加します。
結論とは何か？
以前の私もそうでしたが、これを理解できていない人は意外と多いです。私は、結論というのは「相手にしてほしい行動」のことであると考えています。
例えば、とあるイベントを開催するために上司へ説明する場合、「こういうイベントを考えました」と説明する人が多いです。しかしこれは結論ではありません。
この場合の結論とは、「このイベントをすれば、売上が上がります。だから承認してください」となります。相手にどう動いてほしいのかということを先に伝えましょう。
これは自分の行動でも同じです。「自分がこう動く」と決めたことが結論であり自分の考えになります。行動が決まっていない時点では、「ただ悩んでいるだけで考えていない」という状態です。
誰に伝えるのか意識する
プレゼンの構成は「誰に、何を、どのようにしてもらいたいか」という構成になっていることがほとんどです。そして、自分の説明を理解してもらい行動を起こしてもらうのはその「誰か」です。
ですので、「誰に」伝えるのかということが非常に重要になってきます。しかしここをおろそかにして、自分が伝えたいことを話す人が多い印象です。
「誰に」を考える上でのポイントは、
- どういう立場の人か
- どういうことに興味があるのか
- 前提の知識はどれくらいあるのか
などです。
自分が担当者で課長に説明する場合をイメージしてみましょう。課長が決定者となる案件であれば、「これくらいの売上なので、承認してください」と説明しますよね。
これが課長の上司である部長が決定者の案件であれば、「部長はこういうことを気にするので、こういう説明をしてください（させてください）」と課長に承認をもらうことになります。
自分が説明する課長が、「自分で決定する立場か、さらに上の部長へ説明する立場か」ということを考えることで伝わる説明ができるようになります。
ちなみに、「誰に、何を、どのように」は記憶力の向上にも役立ちますので、関連記事をご覧ください。
まとめ
いかがでしたか？プレゼンの機会があるたびに悩んでしまう人は、
- 結論・根拠・具体例の順番で話す
- 結論とは相手にしてもらいたい行動のこと
- その相手はどういう人なのか
を意識した、話し方・構成にしてみてください。パターン化してしまえば、プレゼン準備の時間も短くなりますので効率的に仕事をすることができます。
ぜひ参考にして取り組んでみてくださいね。
